Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
Pracownikowi, którego szef wysyła w zagraniczną podróż służbową przysługują diety. Pracodawca zwraca też inne poniesione wydatki, np. za nocleg i przejazd w czasie delegacji. Skorzystaj z kalkulatora podróży zagranicznej, aby prawidłowo rozliczyć delegację zagraniczną.
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli masz wątpliwości, czy prawidłowo rozliczyłeś podróż zagraniczną pracownika, tutaj znajdziesz pomocne narzędzie - kalkulator podróży zagranicznej, które ułatwi Ci pracę.
Wysokość oraz warunki ustalania tych należności z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży określa:
- w stosunku do pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej - Minister Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia; jest to rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023 r. poz. 2190); określa ono wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków;
- dla pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż wymienieni wyżej - pracodawca, w układzie zbiorowym pracy, lub regulaminie wynagradzania albo w umowach o pracę; jednakże postanowienia wewnętrzne nie mogą przewidywać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie nie tylko kosztów wyżywienia, ale także inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, ale takich punktów na mapie wyjazdu może być więcej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może wyznaczyć więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo, dieta dobowa delegacji do Francji wynosi 55 euro.
Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. I tu należy wyjaśnić, że do obliczenia wartości diet, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety pełnej lub niepełnej ustalonej w zależności od czasu trwania podróży.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolacja - 30% diety.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, analogicznie dokonuje się zmniejszenia diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie (pewien ekwiwalent), dieta nie przysługuje wcale lub jako wyrównanie, jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Pracownik może wnioskować - a pracodawca wyrazić zgodę - na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona urzędowo zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości pokwitowanej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach, w załączniku do rozporządzenia (np. kwota limitu na nocleg we Francji wynosi 200 euro). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% określonego limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (np. gdy nie ma możliwości załatwienia tańszej miejscówki).
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Gdy pracownik ponosi koszty takiego dojazdu wyłącznie w jedną stronę, ryczałt odpowiada połowie diety. Z kolei na pokrycie kosztów dojazdów środkami lokalnej komunikacji, jeżeli takimi pracownik się na miejscu porusza, przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Oba powyższe ryczałty nie przysługują, jeżeli pracownik:
1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Za pomocą kalkulatora "Rozliczenie podróży zagranicznych" możesz obliczyć wysokość należności (ryczałtów) z tytułu:
- diet,
- noclegów,
- przejazdów i dojazdów miejscowych, za część zagraniczną wyjazdu, a więc np. od momentu przekroczenia granicy w przypadku jazdy samochodem czy pociągiem. Narzędzie podliczy też całkowity koszt podróży (w walucie obcej).
1) Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
2) Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety; w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
Zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. 2561). Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Pracownik przed wyjazdem za granicę otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w równowartości zaliczki w dewizach, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Pracownik rozlicza koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
Do rozliczenia załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami).
Polecamy też:
Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.